Przypominamy, że od stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców i obniżą koszty związane z ich przechowywaniem.

Aktualnie dokumentację pracowniczą przechowuje się w formie papierowej. Od stycznia 2019 r. będzie można decydować w jakiej formie akta pracodawca (zleceniodawca) będzie przechowywał – papierowo, czy elektronicznie. Jednocześnie pracodawca (zleceniodawca) będzie mógł zmienić wcześniej przyjętą formę przechowywania akt pracowniczych.

Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze pracodawca czy zleceniodawca będzie przechowywał 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników, których zatrudniono po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. można skrócić okres przechowywania akt z 50 lat do 10 lat, ale tylko jeśli spełnione zostaną dodatkowe warunki wynikające z nowych przepisów ustawy tj. zostanie przekazane do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA).

Akta pracowników (zleceniobiorców) zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. z kolei są przechowywane przez okres 50 lat.

Podstawą prawną regulacji jest ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).

W razie szczegółowych pytań prosimy o kontakt.